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新闻公告

浅谈当好实习组长应做到“六个学会”

发布时间:2015-09-29  来源:

2015-07-22      来源:国家注册审核员网

本文从加强审核组长队伍素质建设的高度,结合学习GB/T19011-2013《管理体系审核指南》(以下简称标准)和联系审核组长实践经历,围绕如何当好实习组长这一主题总结撰写感悟和体会,探讨了“六个学会”必备知识技能和有效途径。文章主要从学会沟通、文件审查、编制审核计划、主持开好首末次会议、编制审核报告和做好审核后续活动这六个方面进行了探讨。

根据公司要求,实习组长级审核员,应在组长级审核员的的指导下担任组长。实习组长经历,既是胜任审核组长的必经阶段,也是晋升组长级审核员的必备条件。本人从2014年3月份开始担任实习组长的,已完成十余次审核组长任务。在这一实践过程中,我逐步加深了对相关文件的学习掌握,也不断了解熟悉了审核组长的职责、工作程序和相关规定要求。下面就如何当好实习组长这一主题谈几点粗浅的认识和体会,概括起来就是“六个学会”。
一、要学会有效沟通,这是审核组长必须掌握的基本学问
学会有效沟通,既是实习组长的职责所系,也是一项基本功。沟通是交流信息、获取新知、统一思想、协调行动、化解矛盾、推动工作的重要方式和桥梁。沟通的过程也是不断学习、增长知识才干的过程。良好顺畅有效的沟通,对于实习组长来说至关重要。从审核实践看,实习组长应主要学会三个方面的沟通技能。
一是与审核委托方的有效沟通。从接到审核任务书开始,到完成本次审核任务的整个过程中,按照程序规定要求并结合工作实际,应抓住以下四个重要环节和时机进行有效沟通:(1)就查看任务书中有关内容信息和安排等问题与审核委托方进行沟通。审核任务书是实施审核的基本依据。了解掌握任务书内容、搞清基本信息,是实习组长首先要做的。如受审核方信息、审核时间、审核组成员组成、审核范围及专业代码、删减情况、文审要求等方面,或有疑问,或有不够准确的情况,应主动与审核方案管理人员沟通,以进一步核实确认。(2)就查收审核案卷材料及准备工作文件时与审核委托方进行沟通。接到审核委托方发来的审核案卷材料,如发现对策划和实施审核任务还不够充分,可按规定与审核委托方沟通、索要受审核方质量管理体系文件及有关资料。对于刚刚担任实习组长的人来说,还应与审核委托方沟通并下载审核工作文件电子版最新格式文本。值得注意的是,下载电子版时应确认审核的类型、版本和配套工作文件,防止在这方面出现差错,带来不必要的返工更改。(3)就编制审核计划与审核委托方进行沟通。根据公司规定,审核组长编制完审核计划,需报公司质量保证部审核批准后方可发送给受审核方。在送审过程中,如有不妥之处,需通过沟通修改审核计划,以符合规定要求。(4)就审核过程中出现异常或疑难情况与审核委托方进行沟通。在审核进展中,如发现重大的或紧急的风险,超出审核范围需引起关注的问题,或因特殊情况无法正常进行审核的问题,或需要改变审核范围的任何情况等,都要和审核委托方进行沟通,征得答复意见后作出妥善处理。作为实习组长,应主动和审核委托方进行沟通,这就是一个最佳的学习机会,可以寻求和接受审核委托方的直接帮助和指导,解决实习组长由于不懂、不会和经验不足等原因可能遇到的疑难和困惑,有利于尽快适应岗位要求。
二是与受审核方的有效沟通。这是审核组长的重要职责之一,也是作为实习组长要把握好的重要环节。审核工作,是要为受审核方提供有价值的认证服务,而搞好沟通就是重要的前提和保证。从担任审核组长的实践看,与受审核方沟通应把握六个要点:1.接到审核任务后应与受审核方初步沟通。标准6.2.2“与受审核方建立初步联系”条款明确规定了审核组长应与受审核方就审核的实施进行初步联系的方式和目的等10项要求。作为实习组长应围绕落实这些规定要求,搞好与受审核方的初步沟通,至少要做到“七个弄清”:即弄清与受审核方的联系渠道;弄清受审核方注册地、办公地、科研生产地及多场所情况;弄清审核范围及认证产品的研发、生产和服务情况;弄清管理层和组织机构的规模、设置及变化情况;弄清质量手册、程序文件的有效版本及变化情况;弄清与受审核方的活动和产品相关的适用的法律法规要求;弄清受审核方办公、科研、生产作息时间及接受审核的准备情况等。2.文件审查时应与受审核方沟通。比如文审中,有时需要与受审核方沟通索要相关体系文件或提供电子版文件;有时需要与其沟通提出文件修改要求,并约定修改完成时限;有时受审核方因对修改意见不明白、不理解,往往会进行反复沟通询问和确认,作为实习组长需要做耐心解答。3.编制审核计划时应与受审核方沟通。审核计划中涉及到受审核方的场所、删减、部门、分工、产品、活动、时间以及相关安排情况,都要通过与受审核方沟通进一步确认。编制好的审核计划发送受审核方后,也要通过沟通征求意见。如需修改,可协商达成一致。4.审核组进驻审核现场前后应与受审核方沟通。沟通包括审核员交通方式、到达时间、住宿地点、后勤安排、向导配备及其他审核资源的配备等内容。实践证明,沟通越详细,对审核越有利。 5.审核过程中遇到异常情况时和末次会议前应与受审核方沟通。如,审核中发现重大风险问题、遇到争执或疑难问题、需要改变审核范围的问题等,都应主动、认真地与受审核方进行沟通;对审核中开具的不符合项,应与受审核方进行沟通,明确事实证据,得到受审核方的确认;末次会议前,应按规定将审核情况与受审核方领导层成员进行沟通,这种沟通应是正式的情况通报,也是为末次会议的召开统一思想做好准备。6.在审核后续活动中应与受审核方沟通。主要内容是针对纠正措施的实施和有效性验证等情况,与受审核方沟通,明确整改完成时限和要求,促其持续改进,以达到审核或增值服务的目的。
三是与审核组成员的有效沟通。事实证明,完成好一次审核任务,不仅需要审核组长称职能干,而且需要审核组每位成员都能齐心协力、各尽其能。一个审核组的组成,可能有不同类型的成员,成员的经历、学识、年龄、地域、专业可能都不相同。要让这一临时组建的小团队能够团结协作,确保审核任务的圆满完成,就需要审核组长具备一定组织协调和领导的艺术。作为实习组长一定要学会与审核组成员之间的有效沟通,处理好与不同类型审核成员之间的关系,这个方面尤为重要。1.要搞好与组长级审核员的沟通,做到虚心求教。根据公司要求,实习组长级审核员,应在组长级审核员的的指导下担任组长,获得管理和领导审核组的知识和技能的经历。一般情况下,由实习组长带领的审核组,都应配备组长级审核员做组员以帮助和指导其工作。所以,凡是组内配备组长级审核员时,实习组长一定要抓住这个最好的学习机会,主动接受组长级审核员的指导,特别是在编制审核计划、讨论审核发现、作出审核结论等问题上,要虚心请教;遇到拿不准或不熟悉、不明白的问题,要多问一问;对于审核中出现的一些应急情况,要及时听取处置意见。就如何做好审核组长工作,组长级审核员都有切身的体会和丰富的经验,多学多问就会多受益。2.要搞好与专业审核员的沟通,做到发挥其专业特长、承担专业部分审核。专业审核员具有特定领域的专业知识和技能,他们是审核组的中坚力量。作为实习组长要注重与他们的沟通,组织好由专业审核员对非专业审核员(或缺少本专业的组员)进行专业引导培训,并填写好《专业引导培训记录》。要按规定要求安排专业审核员在设计、生产、检验等部门进行7.1、7.3、7.5.1、7.5.2、7.5.6、8.2.4等专业条款的审核,并认真听取他们对该审核领域行业特定术语、产品技术特性、行业特定过程和惯例等方面的意见,以确保审核的专业性和有效性。尤其是在实习组长的专业不能覆盖审核范围的所有专业时,更应如此。3.要搞好与非专业审核员的沟通,做到合理分工、各尽其能。有时审核组可能配备非专业领域的审核员,在这种情况下,除了要组织好专业引导培训外,主要是安排非专业审核员承担管理部门和非专业条款的审核。实习组长要通过与非专业审核员的沟通,了解他们的经历和经验,以合理安排其工作量。4.要搞好与实习审核员的沟通,做到创造条件、面授指导。审核组中有时可能会配备实习审核员。按照标准要求,“指导和指挥实习审核员”,是审核组长的职责之一,当然也是实习组长的份内之事。通过与实习审核员的沟通,要了解实习审核员的专业领域和实习经历,为他们创造良好的实习机会和条件。如果审核组内配备了组长级审核员,应该安排实习审核员与其在一起审核;如果配备了多名组长级审核员,应让实习审核员分别随同不同的高级审核员进行审核,以利于实习审核员体验不同的审核风格和技巧。作为实习组长要关注实习审核员的审核见习活动,给予其审核全过程的帮助和指导。5.要搞好与技术专家的沟通,做到引领专业、支撑审核。技术专家是向审核组提供特定专业知识和技术的人员。按规定要求,技术专家应安排在非专业审核员审核专业部门和条款时,对其提供帮助和技术支持。特别是对审核范围内的产品/服务特点、主要实现流程、关键(特殊)过程、主要质量控制点和关键设备及相关法律法规等方面的知识和技术问题,要主动请技术专家进行介绍和引导,听取其意见建议,并请技术专家在与专业有关的不符合报告上签署意见。到目前,在我担任审核组长的经历中,还未遇到过配备技术专家的情况,但在我参加过的审核经历中曾经和技术专家合作过,每次都受益匪浅。
总之,作为实习组长与审核组成员的沟通,要抓住重点环节和时机,一般来说,审核组在审核现场每天审核工作结束后都要进行沟通,小结梳理当天的审核情况,并对下一步审核活动作出部署、提出要求。在审核全部工作基本结束时(即与受审核方领导沟通前),应正式组织审核组成员进行沟通,汇总情况,评审审核发现和开具的不符合项,作出审核结论。做好这一沟通,应是实习组长把握的重点,也是增强审核组长能力的必修课。
二、要学会文件审查,这是审核组长必备的专业技能
所谓文件审查,是指审核准备阶段(现场审核活动前)的体系文件评审。文审工作是审核组长的一项重要职责,也是实习组长必须掌握的基本技能。按照标准要求,评审受审核方的相关管理体系文件,应考虑受审核方管理体系和组织的规模、性质和复杂程度以及审核的目的和范围,了解体系文件范围和程度的概况以发现可能存在的差距,并应考虑文件中所提供的信息是否完整、正确、一致、现行有效,所评审的文件是否覆盖审核的范围并提供足够的信息来支持审核。也就是说,通过文审,以确定受审核方体系文件与选用的管理体系标准的符合性、一致性、适应性和充分性。因此,作为实习组长在文审工作,应注意把握好以下几个方面的问题。
一是要把握文件满足标准要求的完整性。就目前建立、实施质量管理体系的受审核方来说,不论是初审、监审,还是综合评议、变更范围审核中需要文审的单位,首先,要看标准中规定必须有的质量管理体系文件是否齐全并满足要求。其中包括:形成文件的质量方针和质量目标、质量手册和8个形成文件的程序、33个标准规定的记录等是否都有,其内容是否覆盖并满足了标准要求。对于军标体系文件来说,应特别关注军标的加严要求是否覆盖全面无漏项、是否符合标准要求无误解,这也是文审中需要把握的关键点。其次,要查看标准中使用的诸如“规定”、“方法”、“准则”、“计划”等要求是否根据情况以文件形式表达出来。比如,定期征求顾客对产品质量及其改进意见的制度(5.2),职责、权限的规定(5.5.1),质量管理知识和岗位技能的培训、考核及持证上岗的规定(6.2.2),设计和开发更改的规定(7.3.7),供方选择、评价和重新评价的准则(7.4.1),采购产品的验证准则(7.4.3),获取和利用顾客满意信息的规定(8.2.1),过程的监视和测量的规定(8.2.3),质量管理体系年度改进计划(8.5.1)等,都应编制相关文件,为体系运行提供依据。文审中对于受审核方体系文件更改后重新发布实施时,还应特别关注其保持质量管理体系的完整性问题。
二是要把握标准删减的合理性。文审中经常会遇到受审核方的质量手册中有删减情况,作为实习组长对这一问题应准确把握,认真评审。GJB9001B-2009标准1.2条款中明确规定:“由于组织及其产品的性质导致本标准的任何要求不适用时,可以考虑对其进行删减。如果进行删减,应仅限于本标准第7章的要求,并且这样的删减不影响组织提供满足顾客要求和适用法律法规要求的产品的能力或责任,否则不能声称符合本标准。”虽然标准中明确了删减的规定要求和特定条件,但在文审中必须特别关注受审核方删减的正当理由。要把实际情况搞清楚,查看删减理由是否表述准确、充分。因为删减的正当理由是由于组织及产品的“性质”决定的。也就是说因组织的特定产品使其质量管理活动确实不存在某个过程或某项事物,才可进行删减。比如,我在文审中就遇到过这种情况,某公司只承担产品的生产加工过程,没有设计过程,设计图纸和制造加工规范由顾客方提供,本公司不承担设计责任,也无权对设计进行更改,就可以对“7.3设计和开发”要求进行删减。但应注意的是,如果某公司承担某种产品的研发、生产任务,该公司因不具备设计能力,而将设计过程外包给某科研机构,虽然该公司不直接进行产品的设计和开发,但对产品的研发负有责任,就不能对7.3进行删减。文审中还要把握一点就是,军标删减应征得顾客同意,需提供相关证据。
三是要把握文件规定的一致性。在文审中,要注意文件本身以及相关文件的规定都应该是一致的,不能前后不一或相互矛盾。我在文审过程中就遇到过这样的情况,对某公司文审时发现两个文件对同一问题的规定有不一致的情况。如质量手册5.5.1中规定技术部负责技术状态管理,而查看职能分配表却发现将技术状态管理归口到了质量部而不是技术部。有的在质量手册5.4.1中规定对质量目标进行考核评价的时间、频次,就与“质量目标管理规定”文件中写的不一致。有的在质量手册4.1中规定对外包过程评审的责任部门和批准的权限,就与“采购(外包)控制程序”文件规定的不一致等等。对这类问题,应在文审中提出整改要求,否则,在实际工作中无所适从、不宜执行。
四是要把握文件的适宜性。在这方面需要注意的问题主要是,有的受审核方的体系文件没有针对本单位的而制定。如质量手册文件照抄标准,没有解读落实,没有明确组织如何做、做什么。有的单位对4.1、7.1、7.4.1、7.5.1、7.5.2、7.5.6、7.7、8.2.3等条款理解不透,描述不清楚。如对组织的管理过程、产品实现过程等描述不清楚;对外包过程、关键过程、特殊过程的识别不准确;对采购过程、生产过程、技术状态管理过程以及过程的监视和测量过程等控制需要策划哪些东西,需要做哪些工作,也都存在不够到位的问题。因此,文审中对于这些方面问题,都应要求受审核方做适当的修改和补充完善。
五是要把握文件的有效性。在这方面至少要关注两点:一个是文件要审签发放受控。要认真查看受审核方提供的质量手册、程序文件及相关三层次文件是否有编、审、批,包括技术文件审签是否手续齐全,是否明确了文件发布和实施的日期,是否有受控章及发放号。另一个是文件要现行有效。要认真查看文件的使用版本和文件中引用的法律法规和国军标是否为最新的现行有效版本。如果发现不是现行有效版本,应提出识别更换要求,防止使用作废无效的文件。
六是要把握文审报告的规范性。作为实习组长对这一点尤其要注意。公司规定文件审查报告应使用正规的《质量管理体系文件审查报告》最新版本,如实准确地填写相关内容;对文件评价及修改意见要写清楚、写详细;如实习组长专业覆盖不全,还应请审核组内相应专业的审核员确认签字。受审核方体系文件经文审确认合格后,在审核组进驻现场前需要验证文件修改是否满足文审提出的意见要求,查看文件修改的证据、手续是否符合要求,并签字确认。按照规定,文件审查报告应在审核前(1-2周)提交受审核方,最迟也应随审核计划同时发出。需要指出的是,根据公司规定,在审核任务书中虽然没有要求进行文件审查,但在现场发现受审核方体系文件换版时,实习组长应与公司审核管理部沟通,经确认后补充进行文件审查,并在审核报告中说明情况。
三、要学会编制审核计划,这是审核组长必备策划能力的重要标志
审核计划,是实施审核活动的必备工作文件和基本依据。作为审核组长,从接到审核任务书后,就要考虑如何编制审核计划。
标准规定:“审核组长应根据审核方案和受审核方提供的文件中包含的信息编制审核计划。审核计划应考虑审核活动对受审核方的过程的影响,并为审核委托方、审核组和受审核方之间就审核的实施达成一致提供依据。审核计划应便于审核活动的日程安排和协调,以有效地达到目标。”事实上,实习组长对审核计划并不陌生,因为每位实习组长在承担任务之前都有相当长的一段作为审核员的经历,每次审核都需要使用审核计划。但如何编制审核计划,对于实习组长来说确实是需要更好掌握的一门学问和技能。根据相关规定并结合自己的实践,我感到,编制审核计划需做到:信息要充分、策划要准确、专业要专审、分工要合理、协调要一致。
信息要充分。即编制审核计划之前,准备工作要做到位,收集和占有的信息要充分、详实。一是必须拿到审核任务书;二是必须收到审核委托方和受审核方的相关审核资料;三是必须了解、核实清楚受审核方中与审核范围相关的组织机构设置,审核范围,产品研发、生产和服务状况,办公、科研、生产地址及多现场情况,审核类型、依据及标准删减等实际情况;四是了解掌握审核组成员组成的情况等。这些方面信息掌握得越充分、越详细,审核计划的编制就会越顺利、越周密。否则,编制审核计划就会犯难,无从下手,或因不适用而返工。
策划要准确。即审核计划的内容要准确无误。目前公司规定,编制审核计划必须使用规范的审核计划表格,逐一策划填写清晰,至少要做到“五个准确”:审核项目编号和审核日期要准确;受审核方名称、地址、场所及联系人要准确;审核类型、目的、准则和范围要准确;审核日程安排和审核部门、时间、内容及条款号要准确;审核组成员信息和分工要准确。审核计划如果出现不明确、不清楚或漏项的情况,就会影响实施,带来不必要的麻烦。需要特别注意的是,由于审核的类型不同,编制审核计划的要求也不同。如初审一阶段计划可参照公司《审核人员手册》附录E“QMS第一阶段审核计划样表”编制;初审第二阶段和综合评议(再认证)审核计划应覆盖标准的所有要求、所有条款;监督审核必须包括公司明确规定的必审条款。除了明确规定的必审条款外,每次监审不少于50%的其他条款等。对这些要求,编制审核计划时都应把握准确。
专业要专审。即策划审核计划时,必须安排专业审核员审核专业条款。按照公司规定要求,7.1、7.3、7.5.1、7.5.2、7.5.6、8.2.4为专业条款,审核中应有专业能力支撑。如审核组成员的专业都能覆盖受审核方认证范围产品,则审核计划的策划相对简单;如审核组成员专业覆盖不齐全,就要考虑由专业审核员审核研发部、生产部等部门及专业条款;如审核组成员均为非专业审核员,就必须考虑安排技术专家支持;如一个技术专家需要支持几个审核员时,也不能安排在同一时间段进行。
分工要合理。即每个审核员承担的任务量及进展要求要分配合理、策划有度。不仅对每个审核员审核时间、审核部门和条款要策划清晰,而且对每个审核员的工作量应大体平衡。如果有的审核员安排审核任务过多、过重,就可能拖延审核时间,导致不能按时完成审核任务。当然,如果分工不合理,也会影响审核组内的和谐氛围。
协调要一致。即编制审核计划应确保在审核委托方、受审核方和审核组之间就审核达成一致。编制审核计划既要送审核委托方审批,又要征求受审核方意见,还要主动听取审核组成员的意见建议。审核计划虽然可以根据各方意见和实际情况进行调整修改,但需各方协调一致,确保实现审核目的。
四、要学会主持开好首、末次会议,这是审核组长应具有的组织才能和领导艺术
首、末次会议,是现场审核活动中必经的重要程序。首次会议的主要目的,在于部署审核、确认计划、提出要求;末次会议的目的,主要是总结审核工作、提出审核发现、做出审核结论。作为实习组长,主持开好这两个会议,既是组长职责要求,也是对其能力的锻炼考验。这方面需要学习的东西很多,但在实际工作中主要应做到以下几点:
一是把会前工作准备好。首次会议的准备至少要做好以下几项工作:1.准备好经各方沟通缺定的审核计划和会议议程,并按计划时间要求受审核方通知并召集与会人员,做好会场准备2.准备好主持会议发言提纲。可参照公司《审核人员手册》附录A。3.准备好首次会议签到表。4.准备好认证审核公正性声明和保密承诺书。5.准备好首次会议记录表等。末次会议的准备至少要做好以下几项工作:1.末次会议议程和主持会议发言提纲。可参照公司《审核人员手册》附录B。2.按计划要求并根据审核进展情况,提前与受审核方商定做好末次会议相关准备。3.签署完整的审核报告和不符合项报告,并做好会前沟通确认。4.末次会议签到表。5.审核公正性声明和保密承诺书。6.末次会议记录等。以上这些事项都应提前做好,不能无备开会、打无准备之仗。
二是把会议程序和内容把握好。首、末次会议从一定意义上讲,都有固定的程序内容。作为实习组长,虽然有过多次参加首、末次会议的经历,但亲自主持召开首、末次会议,还需很好地熟悉和掌握会议的程序和内容。关于这项工作,除了标准和公司相关文件规定外,审核组长使用的审核工作文件中“首、末次会议记录”内容里都规定得很清楚,首次会议的内容主要有9项,末次会议主要有8项。其中需要说明的事项不要漏项。会议该走的程序要完成,该确认的事项要确认,该明确的要求要讲清楚。
三是把会议时间和氛围控制好。作为实习组长,控制好会议时间,营造好会议氛围,也是一项需要学习掌握的领导艺术。按规定首次会议时间一般控制在15--30分钟。只要能完成首次会议议程,达到部署审核任务、明确计划要求、统一思想行动的目的,无特殊情况,不要延时。时间拖得太长,就会挤占审核时间,可能会影响审核进度。末次会议时间一般应控制在30分钟之内,最多也不要超过60分钟。会上介绍审核结果,提出不符合项整改要求,说明相关事项、审核综述等,都要简明扼要。就是最后请受审核方领导讲话,也应在会前与受审核方沟通说明主要是表态性讲话,不宜过长。作为实习组长,还要把握好首、末次会议的氛围,既要开得规范、认真、诚恳、和谐,又不能盛气凌人、制造紧张气氛。事实证明,开好首、末次会议,既能体现认证审核的严肃性和有效性,也能很好地展示公司的形象。
四是把首、末次会议的文件和记录保留好。实习组长要关注和检查首、末次会议的签到表是否签署齐全,日期、时间是否填写清楚。检查会议记录是否按要求记录清楚、完整。查看首、末次会议后需要签字确认的相关文件是否已完成签署等,防止审核证据缺项。
五、要学会编制审核报告,这是审核组长必备的技能本领
审核报告是在审核组结束现场审核后,由审核组长编制的一份重要审核文件,是对审核任务完成情况的全面总结。作为实习组长应对审核报告的编制和内容负责。根据标准要求,审核报告应主要包括或引用以下内容:审核目标;审核范围,尤其是应明确受审核方的组织单元和职能单元或过程及审核所覆盖的时期;明确审核委托方;明确审核组和受审核方在审核中的参与人员;进行审核活动的日期和地点;审核准则;审核发现和相关证据;审核结论;关于对审核准则遵守程度的陈述及其他相关内容等。公司对各类审核报告的格式都有统一的规定和要求,对于实习组长来说,必须熟悉审核报告的格式和要求。在编写审核报告时应确保规范完整、真实准确、简明清晰。
1.规范完整。一是要在公司网站上发布的审核工作文件(电子版)中,根据审核的类型选用审核报告规范格式文本。应按要求使用电脑处理系统逐项填写,不应随意创建新的格式文件和内容项目。二是报告中每个栏目、每项内容均应填写完整。如无此项内容应填“无”,有些受审核方没有多现场情况,没有删减情况等,就可在栏内填“无”,不要空白。对于报告中需要说明的问题,要做出说明。对“不符合项情况的描述”一栏中,应注明不符合项所在的部门及条款。三是全面评价质量管理体系建立、运行的情况。即从管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进等几个方面进行全方位、全过程的评价。尤其是对每一个评价的方面都要考虑到:过程是否被识别并适当规定;职责是否明确;过程程序是否得到实施和保持;在实现所要求的结果方面过程是否有效等。综合评价应体现完整性、全面性。四是报告签署要完整,应有全体审核组成员和受审核方领导签字确认。
2.真实准确。这是对审核报告最本质、最核心的要求。一是要确保审核信息真实准确。包括现场审核时间、审核目的、审核准则和受审核方名称、地址、认证覆盖范围,应根据任务书经现场审核后确认和完善的内容如实填写,做到准确无误。二是要确保现场审核发现的体系变化情况记录真实准确。如文件化管理体系的变更、组织机构的变更、主要领导者的变更等情况,要如实反映出来。尤其是现场审核后确认删减的条款、认证覆盖范围与审核计划不一致时,应在报告“其他事项”栏中作出详细说明。三是要确保不符合项填写真实准确。包括共开具了多少个不符合项、不符合项分类、分布及条款号,都要记载清楚。四是要确保对体系运行成熟度的综合评价真实准确。对体系运行各方面的评价,均应基于现场审核抽样证据获得的审核发现作出客观公正评价,有据支持,不可主观臆断、做无证据支持的评价。五是要确保审核结论真实准确。审核结论是审核组依据审核目的,在汇总、评审审核发现的基础上对受审核方质量管理体系满足审核准则程度的评价结果。按照军友公司目前规定的报告模式,审核结论主要是做好选项判定。如初审一阶段审核结论,围绕是否可进行第二阶段审核设置了三种选项;初审第二阶段审核结论,围绕是否同意推荐认证注册设置了四种选项;监督审核结论,围绕是否同意推荐保持认证注册设置了三种选项。作为实习组长,就是要根据客观公正的有效性评价结果,作出正确选择判断,不能模凌两可地给出多种选择。
3.简明清晰。这是标准对编制审核报告的基本要求。审核报告需要按规范的程式内容,使用专业性语言表述清晰、简明扼要。公司规定使用的审核报告正式文本,是总结吸取多年审核实践基础编制而成,不仅满足了相关标准和行业规范的要求,而且便于审核组长使用。作为实习组长,要想把审核报告编写得简明清晰,就是要按报告格式内容,该填空的填空,该选择的选择,该说明的说明,该评价的评价。特别是报告中需要对体系运行进行综合评价一栏,要按提示要求,明确表述思路,覆盖重要过程,尽量使用概括性、综合性语言和数字,精炼表述受审核方质量管理体系中管理职责、资源提供、产品实现、监视测量等过程控制满足要求的程度,简要评价其体系文件的适宜性和有效性。报告中需要对受审核方提出改进建议,针对性要强,叙述要简明清晰,不宜长篇大论。
六、要学会做好审核后续活动,这是审核组长履职尽责的特殊要求
现场审核活动的结束,并不意味着审核组长的工作已经结束。作为实习组长,还必须关注和做好审核的后续活动。后续工作做得如何,会直接影响审核任务完成的质量和认真服务效果,仍需引起高度重视。
1.要关注和做好对受审核方不符合项的整改验证工作。实习组长要督促受审核方对开具的不符合项进行限时整改,并应学会对其整改效果的符合性、有效性进行验证的技能。一是要充分认识到做好审核后续工作,对增加审核的价值、赢得顾客的满意,具有十分重要的意义。二是要明确规定整改时限和要求。一般来说,审核报告中已规定了受审核方对不符合项的整改时间应在30天之内,要求受审核方在整改中对不符合项要分析原因、制定纠正措施并实施、经自行验证合格后,将实施效果及证实材料提交审核组长进行书面验证。如需现场验证的,也应在审核报告中规定清楚。需要强调的是,必须要求受审核方使用公司制式的《受审核方不符合项纠正措施报告》表填报。三是要把握好验证的要点。实习组长接到受审核方提交的不符合项纠正和纠正措施的证明材料进行验证时,应主要把握五点:(1)查看不符合事实是否纠正,纠正方法是否可接受;(2)查看原因分析是否客观、准确、可信;(3)查看纠正措施是否具有针对性,是否可接受,实施是否有效;(4)查看整改证据材料是否齐全、签署完整;(5)对验证有效、已被接受的纠正和纠正措施,应在《不符合项报告单》验证栏内填写“纠正措施有效”的意见。
2.要关注和做好审核案卷资料的整理上报工作。做好这方面的工作,更需要实习组长的用心和细心。公司规定审核组长应在现场审核结束后的38天(含节假日)之内将审核资料(包括相关文件等)交至审核管理部,具体要求可按《审核资料接收管理规则》执行。在实际工作中,实习组长对受审核方不符合项整改验证完成后,就可对本次审核产生的档案资料进行整理并上报。具体应把握以下几个环节:一是自查。按照《审核组长自查记录》清单,其中包括“现场部分审核文件”11项、“不符合项报告”6项、“审核报告”8项、“监督审核”7项、“再认证/综合评议”3项、“证书确认表”3项等栏目内容,逐一自查确认。要做到该补的材料要补齐,该做的工作要完成,该作说明的要写清,特别是需要由受审核方签字、盖章的原件,应签署齐全、完备。二是核准。按照《审核组工作文件》清单,逐一核查、清点每份文件资料和页数。但具体到每次审核的类型不同,清单内容略有不同,实习组长可按下载的相关审核组工作文件清单核对整理填报。凡是本次审核不涉及的文件材料,可在“备注”栏中说明。三是审签。按照规定的文件清单进行自查核准后,应分别在《审核管理进程单》(交接表)、《审核组长自查记录》(清单)、《审核组工作文件》(清单)上分别签字,并填写日期。整理好的审核档案材料可通过快递或邮寄等方式发送上报。
3.要关注和做好案卷审议中相关问题的澄清和纠正工作。根据公司规定,每个审核案卷材料须经技术委员会审议,对其中发现的问题以《审议/审批记录》表形式,送达审核组长进行相关的补充、说明工作。作为实习组长接到《审议/审批记录》表后,应在5日内针对审议中发现的问题进行整改,作出相应的补充和说明,以完善审核案卷、满足审核任务要求。做好了这项工作,就标志着实习组长已全部完成了本次审核任务的职责和规定要求。
结束语:当好实习审核组长,需要在审核实践中虚心学习,加强砺炼,领悟规律,不断丰富和提高审核组长应具备的知识技能与经验,实现由“必然王国”向“自由王国”的转变,成为一名胜任担当的优秀审核组长。